Effektiva möten under företagseventet
För att lyckas med företagseventet gäller det inte bara att ordna med allt det praktiska kring måltider, boende och transporter utan minst lika viktigt är att mötena under eventet blir lyckade. Med hjälp av bra möteslokaler och effektiv mötesteknik får ni ut maximalt av er tid tillsammans och skapar långsiktigt positiva effekter för företaget.
Praktiska och trevliga mötesrum
A och O är att se till att boka mötesrum som är anpassade efter hur många deltagare som är med och att välja mötesrum som har all nödvändig utrustning. När du bokar ett mötesrum Stockholm city hos Helio kan du alltid vara säker på att få era behov tillgodosedda. Lokalerna ligger dessutom centralt och är därför enkla att ta sig till med kollektiva färdmedel.
Fundera igenom vilka krav ni har på möteslokalen. Exempelvis brukar de flesta vilja ha en bra projektor som det går att koppla en bärbar dator till. Även ett stort skrivblock eller en whiteboard med fungerande pennor är praktiska att ha tillgång till. Bra stolar och praktiska bord för deltagaren är också bra att ha under konferensensmöten liksom fungerande wifi. Även tillräckligt med toaletter och en rymlig garderob i närheten av mötesrummet är viktiga detaljer. Minst lika viktigt som alla praktiska detaljer är att mötesrummen är inredda på ett trevligt och inbjudande sätt. Mjuka mattor och gardiner dämpar ljudet och ger lokalen en mer harmonisk inramning. Besök därför gärna lokalen innan eventet för att se om den passar ert företag.
Eftersom de flesta konferenser eller företagsevent brukar innebära möten under dagtid och gemensamma middagar och underhållning på kvällstid är det en stor fördel om restaurangen och möteslokalen ligger i nära anslutning till varandra. Om företagseventet dessutom innebär en eller flera nätters övernattning bör det även finnas ett hotell i närheten av möteslokalerna.
Effektiva möten
Under ett företagsevent är det mycket som ska hinnas med vilket gör det extra viktigt att mötena är effektiva och givande. Se till att ha en tydlig agenda inför dagens möten och mejla gärna ut tidsprogrammet till medarbetarna i god tid innan företagseventet. Försök också att göra deltagarna aktiva i mötet och ge ut uppgifter som de ska presentera under mötet. Det gör att alla närvarande blir mer uppmärksamma och inspirerade att bidra till mötet. Lägg in regelbundna pauser för att alla ska hålla sig pigga och alerta. Andra tips för mer effektiva möten är att be alla deltagare att stänga av ljud och vibrationer på sina mobiltelefoner eftersom onödiga ljud distraherar och skapar problem med koncentration för alla i rummet. Det är också bra att avsluta mötet med att reflektera tillsammans över hur mötet har gått. Fundera över vad ni gjorde bra och vad ni kunde ha gjort bättre. Skriv ner alla synpunkter och använd dem inför nästa möte för att göra det ännu bättre.