Hållbara företagsevent: Så minskar du miljöavtrycket utan att kompromissa med kvaliteten
Företagsevent är utmärkta tillfällen att stärka team, nätverka och dela kunskap. Med ökande miljömedvetenhet ställs högre krav på att dessa evenemang är hållbara. Det går att minska miljöavtrycket rejält utan att kompromissa med kvaliteten. Här presenteras strategier och tips för att skapa lyckade och gröna företagsevent.
Planering och genomförande för hållbarhet
Ett framgångsrikt hållbart event börjar med planeringen. Definiera vad hållbarhet innebär för just ert företag och event. Vilka områden – transporter, mat, material eller energi – är viktigast? Tydliga mål gör det lättare att fatta medvetna beslut. Ett hållbart evenemang är, enligt FN:s definition, “designat, organiserat och genomfört på ett sätt som minimerar potentiella negativa effekter och lämnar ett positivt arv”. Denna definition används bland annat av Karolinska Institutet.
En viktig del av planeringen är att överväga om ett fysiskt möte är nödvändigt. Kanske kan ett digitalt event eller ett hybridevent vara ett lika bra, men mer miljövänligt alternativ? Genom att erbjuda digitalt deltagande minskar man resandet avsevärt, vilket Kick-off.se framhåller som en stor tidsbesparing utöver miljöaspekten.
Valet av plats och lokal påverkar eventets miljöavtryck. Prioritera lokaler som är lätta att nå med kollektivtrafik och välj anläggningar med miljöcertifieringar. Anpassa lokalens storlek efter antalet deltagare för att undvika onödig energiförbrukning.
Maten som serveras har stor betydelse. Prioritera mat med låg klimatpåverkan. Välj närproducerade och ekologiska råvaror och leverantörer som delar ert hållbarhetsfokus. Erbjud vegetariska eller veganska alternativ, som ofta har lägre klimatavtryck. Satsa på säsongsbaserade råvaror. Planera portionerna noga för att undvika matsvinn, och donera eventuellt överskott till välgörenhet. Undvik engångsförpackningar. Använd återanvändbara tallrikar, bestick och glas.
När det gäller transporter är det ofta den största källan till utsläpp. Underlätta för deltagarna att välja miljövänliga alternativ. Informera om möjligheter till kollektivtrafik, samåkning och anpassa eventets tider efter kollektivtrafikens tidtabeller. Erbjud digitalt deltagande för de som har långt att resa.
Gällande material och avfall, tänk på Sysavs Å-kalas princip: Återvinna, Återanvända och Återhållsamhet. Det innebär att i första hand välja miljövänliga och återanvända material till allt från dekorationer till trycksaker. Använd digital kommunikation så långt det är möjligt. Om papper ändå behövs, välj återvunnet eller FSC-certifierat papper. Se till att det finns tydliga återvinningsstationer och undvik engångsartiklar. Några exempel på bra materialval är dekorationer av återvunnet tyg eller naturmaterial, återanvändbara skyltar i trä eller metall och nedbrytbara engångsartiklar. Tänk cirkulärt – hyr eller låna utrustning, återanvänd material från tidigare event, donera överblivet material och kompostera matavfall.
Engagera deltagarna aktivt
Kommunicera ert hållbarhetsarbete redan i inbjudan. Berätta om eventuella miljöcertifieringar för anläggningen, satsningar på hållbar mat och uppmuntra deltagarna att välja miljövänliga transportalternativ. Istället för traditionella giveaways, överväg att donera till en välgörenhetsorganisation i deltagarnas namn. Det kan vara organisationer som arbetar med miljöfrågor, klimatsmarta projekt eller sociala initiativ. Detta bidrar till en positiv inverkan och stärker budskapet om ert engagemang.
För att ytterligare öka engagemanget, erbjud interaktiva workshops med hållbarhetstema. Ett exempel är workshopen ‘Bygg hållbara konstruktioner’ som erbjuds av Tekniska Museet. Där får deltagarna använda det pedagogiska materialet 4DFrame, som består av återanvändbara rör och kopplingar, för att tillsammans bygga hållbara konstruktioner. Detta är ett konkret och roligt sätt att arbeta med hållbarhetsfrågor i praktiken.
Mät, följ upp och förbättra kontinuerligt
För att säkerställa att era insatser ger resultat, är det viktigt att mäta och följa upp. Beräkna eventets koldioxidavtryck. Det finns flera verktyg och tjänster som kan hjälpa till med detta, till exempel FCM Travels koldioxidkompensationskalkylator, som utvecklats i samarbete med South Pole. Denna kalkylator möjliggör kompensation för utsläpp från resor, mat och andra eventrelaterade aktiviteter genom investeringar i globala hållbarhetsprojekt. Efter eventet, följ upp och analysera resultaten. Vad fungerade bra? Vad kan förbättras till nästa gång? Dela resultaten med deltagarna och arrangörsgruppen.
En kort checklista för att komma igång:
- Tydliga mål: Definiera vad hållbarhet innebär för just ert event.
- Platsval: Välj en plats som är lättillgänglig med kollektivtrafik och gärna miljöcertifierad.
- Digitalt deltagande: Erbjud möjligheten att delta online.
- Hållbar catering: Fokusera på närodlat, ekologiskt, vegetariskt/veganskt och minimerat matsvinn.
- Miljövänliga transporter: Uppmuntra kollektivtrafik och samåkning.
- Cirkulära materialval: Återanvänd, återvinn och undvik engångsartiklar.
- Tydlig kommunikation: Informera om ert hållbarhetsarbete och engagera deltagarna.
- Noggrann uppföljning: Utvärdera, förbättra och kompensera för eventets klimatpåverkan.
Mot en hållbar framtid för företagsevent
Hållbara företagsevent är inte längre en trend, utan en nödvändighet. Genom att aktivt arbeta med hållbarhet i planering och genomförande kan företag skapa evenemang som minimerar miljöpåverkan, stärker varumärket och engagerar deltagarna på ett meningsfullt sätt. Genom att ständigt sträva efter förbättring kan vi tillsammans skapa en mer hållbar eventbransch.